不要讓辦公室成為你的效率殺手

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上個月在北京的時候去拜訪了一下天放，課程格子有兩項措施我特別喜歡，一個是 productivity city，如上圖，是在辦公室里隔出來的非常獨立的一個小房間，里面不準說話，手機必須靜音，同時這個房間不能超過三個人。天放介紹了一下這個是給團隊成員需要專注工作時提供的一個特殊場所。另一點是天放給所以員工提供了住房補貼，鼓勵團隊的人住在公司邊上，這樣就可以不用浪費時間在交通上，以一個飽滿的狀態(tài)進入工作狀態(tài)。

我之所以喜歡遠程工作，正是因為能讓我獨處專注地工作和不用花時間在交通上，工作更高效，這也是我為什么認為辦公室很容易成為效率殺手的原因。而這兩項措施非常聰明，在我看來正是在減少辦公室的副作用，最大化辦公室的正向作用。

其實不管是遠程辦公還是本地辦公，最終的訴求都是要更高效的工作，提供更好的工作成果。但是，怎樣才算是更高效，更好的工作成果?最直覺的評判是，像我們做 Consulting 的時候按照時薪計費，看 Terry 的 「我如何把薪水從 50 人民幣/天提升到 100 美元/小時的」 系列文章，那么，是否是我們在一個小時內(nèi)有更多的產(chǎn)出就是高效? 如果是體力工作者，可以說是對的，比如富士康車間，一個工人生產(chǎn)出了更多的機器就可以認為是更高效。但是對于腦力工作者…. 這不科學(xué)啊，因為除了數(shù)量還有質(zhì)量，同樣是我們，不能說是寫了更多行的代碼就是更高效，也不能說是完成了更多個功能就是更高效，抑或其他。所以，只能依賴一些不靠譜的可以量化的數(shù)據(jù)，比如在辦公室呆了多久。但是，有一點每個人都會知道的是，辦公室是不是你工作效率最高的地方?停下來仔細想想，我相信很多人會說不是，比如很多工程師在夜深人靜時，編碼如泉涌，兩三個小時做的事會等于或者超過白天在辦公室的八個小時。所以，如何提高在辦公室的工作效率，如何科學(xué)使用辦公室資源，是一個很值得團隊思考的問題。

在我看來，辦公室得到的是溝通效率，失去的是工作效率。

溝通分很多方式，除了語言，還有肢體的、表情的、眼神的交流，所以當大家在一起的時候，溝通會更高效，但是卻不能濫用。作為一個多年的遠程工作者，只有兩件事情是我覺得非常希望大家是在一起面對面溝通的，第一種是在大方向選擇如何前進時的溝通，因為需要統(tǒng)一思想，用最小的時間達成一致，第二種是需要結(jié)對找問題的時候，大家對著一塊屏幕直接交流，在一起能省不少口舌和時間。其他情況，真不是那么重要，反而一不小心會壞事。比如當我跟團隊一起在辦公室的時候，有時有什么事情就不經(jīng)大腦思考地立刻提出來：“Terry 啊, 你看這個事情 @!@￥#%&￥!@#￥%*&”，Terry 會茫然的抬起頭看著我，然后心不在焉地回了幾句，一來一回過段時間才進入真正地溝通狀態(tài)。既粗暴地打斷了正在專心做事的同事，同時也因為沒想清楚要討論的事情導(dǎo)致了溝通延長。所以，我們團隊會不斷地提醒自己，如果要溝通，一定要多想一步甚至幾步，想清楚后再找人，這樣才能最高效。我在運營 Pragmatic.ly 時接觸過不少用戶，認為大家都在一個辦公室，有什么事情拍拍肩膀直接說就夠了，這樣最高效。其實很不高效，一定要想清楚，這個事情是不是既緊急又重要，如果不是，那么用其他方式如文本、聊天室會更好。

開會是另一個需要非常注意的溝通。正如 「小團隊如何高效協(xié)作」 的留言里 greatghoul 所說，有些老板無法自拔地喜歡開會。開會是很容易上癮的，非常有存在感，所以我們一定要明確開會的目的，然后嚴格控制時間。不然一不小心本來半個小時的會就開成了一個小時兩個小時，不要以為只增加了一個多小時大不了，如果是 5 個人參加那可是將近 8 個小時，10 個人參加那可是將近 2 個工作日。而且，之后會開始雪球效應(yīng)，每件要做的事情都會因此拖延，真的是牽一發(fā)而動全身。所以現(xiàn)在我們團隊一起開會時我都會掐表，每個人都限制說話的時間。比如Strikingly 團隊甚至 Joyce 會在外面看著時間做提醒，很值得學(xué)習(xí)。除了控制時間之外，還需要做到不讓不必要的人參加不必要的會。我記得我們在做 Present.ly 的時候，有時團隊會在開會時討論一些細節(jié)實現(xiàn)，然后我就悲劇了，因為跟我沒什么關(guān)系，但是我還是得在席，消磨時間。這些明顯應(yīng)該私下繼續(xù)交流，而不是浪費大家的時間。另外一點，可能很多團隊沒怎么注意的是，開會的時間也很重要，根據(jù)團隊的工作習(xí)慣選擇合適的開會時間，防止因為開會時間把工作時間劃分成碎片，也會導(dǎo)致效率低下。我們在嘗試了不同的時間段后，目前中飯過后是最適合我們做每天狀態(tài)更新會議的時間。

溝通之外，還得把結(jié)果沉淀，防止二次溝通、三次溝通，抑或避免換了做事人后所有都要重新溝通一遍。做為沒有秘書的小團隊，一定不要忽略這點。所以這也正是我們會盡量在 Pragmatic.ly 里討論的原因，自然沉淀。在 Roy 9 月份加入團隊的時候，要做事時他在 Pragmatic.ly 里就能看到我們之前的設(shè)計思路和討論，節(jié)省了我們大量時間。

一旦大家養(yǎng)成良好的溝通習(xí)慣后，就可以考慮工作效率了。說辦公室是天然的工作效率殺手一點都不夸張。要高效地工作，不簡單又簡單，無非是做到三點:

專注地

用正確的方法

做正確的事情

如何專注地? 如果大家數(shù)數(shù)看在工作時每天被人打斷多少次，比如身邊走過的同事，比如同事直接的說話交流，比如不必要的被溝通，絕對會嚇你一跳。所以你會看到，很多人工作的時候喜歡帶個耳機，開著音樂，就是要給自己創(chuàng)造一個隔離的環(huán)境，避免工作時被外界打擾。當然，我還見過更有意思的時，有些團隊在辦公室工作時是很少走動很少交流的，也就只是在吃飯時才會讓你感覺到你是在公司和大家一起上班，其實都是一樣的目的。所以，有條件的建議大家學(xué)學(xué)課程格子開辟個高產(chǎn)室，XD。

用正確的方法。我們見識過不少的團隊非常專注的在做事，但是卻用了錯誤的方法，結(jié)果只能是事倍功半，非常不劃算。比如，一些團隊在用 Excel 管理項目和跟蹤進度，每天在 QQ 上傳來傳去，好一點的即使用 Google Spreadsheet 也是大家不時地去刷新看看有沒有新的變化，這些都是不正確的方法，顯然用高效項目管理工具如 Pragmatic.ly 會節(jié)省大量的時間來做正確的事。

做正確的事情。首先要讓合適的人去做合適的事，顯然讓我去做視覺設(shè)計就不是在做正確的事。另外，正確的事情一般是跟時間有關(guān)，需要大家都清楚現(xiàn)在的目標是什么，什么是最高優(yōu)先級的任務(wù)，大家各自的狀態(tài)是什么，管理方式是否合理，而這些正是 Pragmatic.ly 的巨大價值，隨時讓大家保持在一個節(jié)奏上，讓合適的資源在正確的時間能立刻去做最適合的事。