CEO們70%的工作時間被浪費 該如何應(yīng)對?

本文作者為投資機構(gòu)First Round合伙人BILL TRENCHARD.

處理郵件、參加會議以及處理團隊突發(fā)時間等零碎的工作會消耗你大量的時間。雖然你一直在努力工作，可還是總感覺時間不夠用。你不禁要問：時間都去哪兒了?你需要去挽回這些逝去的時間。

科技企業(yè)的CEO平均每年工作300天，每天工作14小時。這意味著CEO每年的工作小時數(shù)為4200小時。

相信很多創(chuàng)業(yè)者看到這個數(shù)字都會有同感，是的，我們就是這么忙碌?？瓷先ノ覀兠磕甑墓ぷ骱荛L，但是對我們中的大多數(shù)人來說，我們其實并沒有充分利用這些時間。在我們的市場工作中，有60%-70%的時間被用在了處理郵件和參加會議上面，研究顯示，這些郵件和開會實際是在浪費時間。

如果你看看一個CEO的每日時間安排，你會發(fā)現(xiàn)其中70%的時間是可以進行優(yōu)化的，我自己對此也深有感觸。在我成為First Round的合伙人之前，我曾經(jīng)在三家企業(yè)擔(dān)任過CEO，其中就包括了LiveOps，所以我對這樣的情況非常了解。如今，我每周都要與多位創(chuàng)始人和CEO進行會面，幫助他們組織團隊，并且讓他們自己和他們的團隊變得更有效率。每個CEO都深知他們應(yīng)該利用好工作中的每一分鐘，讓企業(yè)不斷前進、開發(fā)出優(yōu)秀的產(chǎn)品、完成銷售和找到并雇傭最好的人才。但是并不是所有人都有能力將時間利用做到最優(yōu)，我們要如何針對這種情況做出應(yīng)對?

今年，我花費了數(shù)周的時間與多位擅長管理時間的商業(yè)人士進行交流和探討。我的目標(biāo)，就是了解他們管理時間的方法以及他們所使用的工具，從而幫助更多創(chuàng)業(yè)者在時間管理方面做的更好，讓工作中的每一分鐘都能夠充分利用。接下來，我將分享8個進行時間管理的方法，這些方法均來自這些優(yōu)秀的企業(yè)管理人員，而且我也相信這些方法能夠幫助你完成目標(biāo)，讓我們能夠不再浪費時間以及錯失良機。

1. 學(xué)會拒絕

隨著你的企業(yè)變得越來越知名，你也會在此前的生活圈中變得更加有影響力。會有更多的人通過LinkedIn、電子郵件等方式聯(lián)系到你，他們會求你為他們介紹商業(yè)伙伴、邀請你去喝咖啡，或是求你為他們提供幫助。甚至，還會有20年以前你的某個兒時伙伴，請你幫他介紹一些你在經(jīng)商過程中認(rèn)識的一些名人，而你其實早已記不起這個兒時玩伴到底是誰了。這些看似舉手之勞的事情，實際上將花費你大量的時間和精力。在這種情況下，你必須要學(xué)會拒絕。

拒絕別人是一件很難的事情，因為你覺得所有人都是朋友。也許以前有很多人都曾經(jīng)幫助過你，所以你決定也去幫助其他人。但是你一定要有自己的底線，一些事情是必須要拒絕的。而且有一些方法也能夠讓拒絕別人變得更加簡單一些。

你可以試試這個“拒絕模版”，在大多數(shù)當(dāng)你需要拒絕別人的情況下，這個模版都可以起到不錯的效果。我第一次聽說這個模版，是從創(chuàng)業(yè)者兼投資人Mark Suster那里，他表示這個模版可以幫助你節(jié)省下大量的時間和精力：

Hi Bill,

很高興收到你的郵件，希望你一切安好。很幸運，我的公司開始有所起色了，我現(xiàn)在正在嘗試實現(xiàn)一些雄偉的目標(biāo)，所以最近壓力非常大。我確實經(jīng)常參加一些社交聚會，但是很遺憾我現(xiàn)在無法將你介紹給一些知名的商務(wù)人士。

Best,?Josh

你可以將這個模版保存在草稿箱中，每一次你收到這樣的請求的時候，你需要做的只是填上對方的名字就可以了，甚至不需要重新再將這些話打一遍。最重要的事情，就是你必須確保自己關(guān)上了對方進一步對你進行請求的門。只要你做到詳細(xì)向?qū)Ψ浇忉屃四悻F(xiàn)在的處境，以及正在面臨的壓力，并且措辭溫和，這樣的郵件就不算不禮貌。記住，不要給這封郵件加上一個開放式的結(jié)尾，例如：“如果你有其他需要我?guī)椭氖虑椋堧S時給我發(fā)郵件。”

這樣的模版，你應(yīng)該多準(zhǔn)備幾份，用不同的版本來應(yīng)對不同的人，例如推銷人員等。甚至，當(dāng)你不需要進行融資的時候，你也可以去拒絕投資人舉行的會議。世界上有很多投資人，他們經(jīng)常會舉行各種會議，你不需要去和每一個投資人都進行對話。還有董事會成員，他們經(jīng)常會對你提出各種要求，你無需同意他們的每一個要求。你應(yīng)該為每一種情況都準(zhǔn)備好一份郵件模版，以及各種社交媒體上的消息模版。即使是一位好久不見的朋友，發(fā)消息來想要和你聚會，如果正趕上你最忙碌的時候，你也應(yīng)該學(xué)會拒絕。

2. 成為郵件忍者

如果你還沒有用過SaneBox，那么我非常推薦這個軟件。它的設(shè)計和使用都非常簡單，有點類似Google Priority Mailbox，而且完美支持iPhone。它可以分析用戶與發(fā)件人之間的關(guān)系，從而自動確定郵件的優(yōu)先級。所有你不用親自閱讀的郵件，都不會出現(xiàn)在SaneBox的收件箱中。它的分級機制非常準(zhǔn)確，而且能夠為你節(jié)省下大量的時間。

我所認(rèn)識的大部分工作效率極高的CEO，都會通過設(shè)定郵件的優(yōu)先級來管理郵件。想想你家中的信箱，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)一封廣告信件的時候，你還會拆開它仔細(xì)閱讀嗎?不幸的是，很多人在處理電子郵件的時候，就是這樣做的。要想成為一名郵件忍者，我建議你從以下三種方式中任選一種：

一整天的時間都開著郵件收件箱，當(dāng)郵件到來的時候隨時進行處理。這樣做的好處是能夠第一時間對郵件進行回復(fù)，但是當(dāng)你需要深度思考的時候，經(jīng)常會被打斷，難以集中精力。

每隔2-4個小時查看一次郵件，然后進行處理和回復(fù)。

讓助理或是虛擬助理幫你整理郵件，為重要的郵件添加旗標(biāo)。如果你選擇讓助理來幫你處理郵件，你需要事先建立一個私人收件箱，讓一些私密性較強的郵件進入這個需要額外驗證才能打開的收件箱，以免出現(xiàn)隱私泄露。這種方式也能幫你節(jié)省大量的時間。

如果你沒有私人助理，那么我建議你采取第二種方法，它讓你能夠只在必要的時候?qū)⒕τ迷谔幚磬]件上，將寶貴的時間和精力放在其他需要立刻完成的工作上。要知道，經(jīng)常性的轉(zhuǎn)移注意力，會讓你所有的工作都無法做到最好，最后成為一個平庸的人。

小提示：如果一封郵件到來之后，回復(fù)其內(nèi)容需要花費你2分鐘以下的時間，那就立刻回復(fù);如果回復(fù)和處理所需要的時間超過2分鐘，那就先將手頭的工作完成，之后再處理郵件。當(dāng)你采取了這樣的做法之后，你就能夠在保證完成好手頭的工作的情況下，合理處理郵件。每天大量的電子郵件也就不會像以前一樣讓你感到焦頭爛額了。

另外，很多創(chuàng)業(yè)者都曾經(jīng)對我說，掌握Gmail中的快捷鍵使用，能夠幫他們節(jié)省30%的郵件處理時間，因此如果可能的話，你也應(yīng)該記住這些快捷鍵。Gmail還有一項功能，那就是讓你在發(fā)送郵件之后，立即將郵件進行歸檔。這個功能我也非常喜歡，至少能夠保證收件箱的整潔有序。

最后，你也可以試試一個名為TextExpander的軟件。這是一個文字?jǐn)U展工具，它通過預(yù)設(shè)規(guī)則，讓用戶只需要通過輸入簡短的字符，就可以自動將其替換成大段的文字、符號、代碼、圖片等內(nèi)容，為用戶節(jié)省大量無謂的鍵盤和鼠標(biāo)點擊。除了TextExpander之外，市場上還有一些其他的類似軟件。

3. 管理精力

離現(xiàn)在不太長的時間以前，人類平均每天要步行12英里，而現(xiàn)在我們每天幾乎都在坐著。我們坐的時間太長了。這對我們來說很不利，很多研究都指出，久坐已經(jīng)成為了我們這一代人最大的健康危害之一。如果你在一家科技企業(yè)工作，這意味著你每天坐著的時間平均達(dá)到了9.3小時，比你睡覺的時間還要長。我們是人類，人類是需要運動的。運動對健康來說是必不可少的一個組成部分，也是提高我們工作效率的一個好方法。運動不一定非要到操場上狂奔，在辦公室里，你一樣可以運動。

例如最近大火的7分鐘鍛煉法，它讓你在7分鐘的時間內(nèi)完成12項鍛煉。而且據(jù)《紐約時報》報道，這種鍛煉法效果很不錯。如果你忙到連這7分鐘都抽不出來，你可以試試下面這幾種方法。

散步會議

幾乎所有人都參加過1對1會議。與其坐在會議室或是咖啡廳里與對方談話，不如去花園里邊走邊聊，這樣即能解決問題，還能健身，而且還能拉近與對方的距離，讓無聊的會議變得有趣一點。

站立式辦公臺

研究指出，這種站立式辦公桌，能夠有效降低心臟病和癌癥的患病率，而且還能讓使用者心情變好，提高反應(yīng)能力。如果你覺得光站著還不夠，市場上還有一種移動辦公桌，讓你可以一邊走路一邊辦公，你可以試一試。小提示：注意安全。

管理精力不僅僅是進行鍛煉，它的核心是要你了解自己的精神節(jié)奏。我們都知道一個名叫睡眠節(jié)奏的東西，調(diào)整好自己的睡眠節(jié)奏，能夠讓你獲得更多的深度睡眠時間，讓睡眠質(zhì)量變得更高。同樣，精神也有節(jié)奏，在一天中，總有那么幾個小時是你注意力最集中的時候，你應(yīng)該了解自己的精神在一天當(dāng)中的哪個時段達(dá)到最高峰，并且用這段時間去完成最重要的工作。

以下是一位CEO的時間安排：

研究顯示，大多數(shù)人在早上的時候創(chuàng)新能力最高，因此這位CEO利用了早上的時間來進行最重要的項目。另外，這位CEO選擇在晚上快下班的時候處理電子郵件。另外你要注意的是，在完成一個工作之后，開始下一個工作之前，你應(yīng)該給自己設(shè)定一段休息時間，這樣你才可以在一天中的所有時間中都保持比較充沛的精力。

休息也是工作的一部分，我們的身體需要休息。在休息的時候，你可以選擇去散散步，或是聽聽舒緩的音樂，與辦公室中的其他人聊一聊天，了解以下他們在工作之外的時候都做些什么。最重要的，就是要做一些與工作無關(guān)的事情。

4. 制定工作手冊

如果你做的一件事情，重復(fù)了3次以上，你就應(yīng)該將這件工作的過程詳細(xì)記錄下來。因此你需要制定這樣一個工作手冊，你也可以將這份手冊分享給公司中的其他人，這樣他們就可以按照你最希望的方式進行工作了。要知道，如果你的下屬沒有得到你的幫助，當(dāng)遇到困難的時候，他們就會不斷來向你進行請示和詢問，這也會占據(jù)你大量的寶貴時間。

這就是Uber實現(xiàn)快速成長的原因之一。他們?nèi)缃褚呀?jīng)進入了世界各地超過70個城市，而且還在不斷擴張。每進入一個城市之后，他們就會記錄下他們?yōu)檫M入這個城市所做的一切工作。在準(zhǔn)備進入下一個城市之前，他們需要做的，只是參考以往的經(jīng)驗，再進行相應(yīng)的微調(diào)就好了。他們的這份工作手冊，就像是每個城市大門的鑰匙一樣，使得他們不用進行無謂的重復(fù)勞動。

“完成了偉大事業(yè)的人，都喜歡將自己做的事情寫在紙上。初創(chuàng)企業(yè)也應(yīng)該一直這樣做。”

我所見過的所有在擴大規(guī)模方面獲得成功的初創(chuàng)企業(yè)，都會在企業(yè)的初期階段，就系統(tǒng)化整理他們的工作和核心程序，隨著這些企業(yè)的不斷成長，他們也都將這種工作變成了他們的習(xí)慣。

5.提高外部會議效率

有多少次你遇到了這樣的情況：你與一位重要人士進行會面，但是在會議之后，你發(fā)現(xiàn)你沒有能夠從對方那里獲得什么寶貴的信息，也沒有能夠與對方建立起良好穩(wěn)定的關(guān)系?在與商業(yè)發(fā)展合作伙伴或是客戶的會面中，你都有可能遇到這個問題。有些話也許你不喜歡聽，但是事實就是如此，你并不了解對方。在進行了一次失敗的對話之后，想要扭轉(zhuǎn)對方對你的印象，是一件非常困難的事情，因此你必須“一擊致命”。

要想完成這個目標(biāo)，你必須要了解對方在工作中最大的困難和挑戰(zhàn)。

如果你不了解他們的困難，你就必須要開口詢問。假如你是一家B2B領(lǐng)域的企業(yè)，你的客戶最大的訴求是什么?你的企業(yè)如何能夠滿足他們的訴求?

“我們當(dāng)中有多少人能夠馬上說出我們的核心客戶所面臨的最大的3個困難?”

在這樣的會面中，你如果想要得到最大化的效果，就必須在私人層面和專業(yè)層面上都進行努力。除了了解對方工作中的需要，你還應(yīng)該與對方建立起私人關(guān)系。例如問問對方下次假期的時候要去哪里度假。對方回答之后，暗暗記在心里，然后在會議結(jié)束之后嘗試進一步接觸。例如，如果對方表示自己想要去騎行，你可以制定一個優(yōu)秀的騎行路線，然后發(fā)給對方。這樣你就有機會與對方建立起更加深化的私人間的關(guān)系，這樣的努力，能夠讓你從花費在外部會議上的大量時間中獲得回報。

6. 提高內(nèi)部會議效率

初創(chuàng)企業(yè)經(jīng)常會開內(nèi)部會議。有的時候這些會議的數(shù)量已經(jīng)超過了你所需要的數(shù)量。你應(yīng)該減少會議次數(shù)，轉(zhuǎn)而提高會議效率。你不用每一次在對應(yīng)用進行日常升級之前都把所有團隊成員叫來開一個會。你需要的只是將目標(biāo)寫下來，放在Google Doc上，讓所有團隊成員每周查看一次就可以了。

永遠(yuǎn)不要在找到解決辦法之前離開會議。

當(dāng)你開會是為了做出一些決定的時候，你就必須盡快做出決定。要想提高初創(chuàng)企業(yè)內(nèi)部會議的效率，你就應(yīng)該做到找到正確的數(shù)據(jù)、正確的團隊成員，然后馬上做出決定。

如果你要做出的決定不是那么重要，那就應(yīng)該堅持這樣的做法。如果你要做出的決定將左右企業(yè)的發(fā)展方向甚至是生死存亡，你就要叫來你的顧問和董事會成員。如果只是一般的決定，那就自己做決定，然后去執(zhí)行。最為一家初創(chuàng)企業(yè)，你最大的優(yōu)勢，就是由于企業(yè)規(guī)模較小，執(zhí)行力較強，可以隨時進行快速的調(diào)整。

7. 善用助理

科技讓我們的效率變得更高，但是科技也有局限。因此，聘用一個優(yōu)秀的助理，就成為了一個很有必要的投資，辦公室助理以及遠(yuǎn)程助理，都能夠幫助你節(jié)省下很多時間。

TaskRabbit等虛擬助理技術(shù)在處理具體任務(wù)時作用非常強大。然而，這些工具無法理解你的想法，也無法幫你做出判斷。

如果條件允許的話，你可以聘請一位全職助理，讓他/她幫你處理一些事物。助理的作用比你想像的要強大的多。他們不單可以站在你的立場上為你出謀劃策，他們還可以為你提供許多其他的幫助。如果你沒有聘請全職助理的條件，你可以嘗試一些公司推出的助理類服務(wù)。市場上有很多這樣的服務(wù)，而且價格也比較合理，例如Prialto，他們可以幫你解決很多事情，例如預(yù)定和發(fā)送禮品、記錄你的口述內(nèi)容、安排會議安排等。

尤其是記錄口述內(nèi)容和語音轉(zhuǎn)文字服務(wù)，這種輸入方式是一種很好的提高工作效率的做法。我推薦你們安裝一個名為Voxie的應(yīng)用，在打開這個應(yīng)用之后，你可以對設(shè)備進行語音操控和語音輸入。例如，當(dāng)你需要發(fā)送郵件的時候，你可以直接對著設(shè)備說：“給Chris發(fā)送郵件”，然后說出郵件內(nèi)容，這個應(yīng)用可以將你的語音轉(zhuǎn)化為文字，你需要做的，只是點擊發(fā)送按鍵就可以了。這種應(yīng)用可以省去大量打字的時間，尤其是在智能手機這樣的小屏幕上，打字有時會花費很長的時間。

8. 調(diào)節(jié)團隊心態(tài)

我最近遇到的效率最高的CEO對我講述了他的“踱步管理方式“。顧名思義，他經(jīng)常會在辦公室內(nèi)來回走動，然后突然停下來與團隊成員進行對話，這種對話有時是一對一的，有時則是小組討論。他會問團隊成員如下幾個問題：

• 是什么因素降低了你的效率?

• 你的障礙是什么?我能不能為你提供幫助，移除這些障礙?

• 如果你愿意的話，哪些資源或是工作方式能夠幫你提高效率?

我建議你也應(yīng)該問問你的團隊這些問題，并且切實的為他們提供幫助。而且，如果你想讓他們提高效率，你應(yīng)該先以身作則，提高自己的效率。你要為員工提供必要的幫助，讓他們在單位時間內(nèi)完成質(zhì)量最高的工作。

在很多時候，你的員工會出現(xiàn)這樣的問題：由于害怕新的軟件功能無法達(dá)到預(yù)期的效果，而使他們畏首畏尾，停滯不前。在這個時候，你應(yīng)該問他們這個問題：新功能若是失敗會給你帶來什么后果?你要告訴他，如果200萬用戶中只有2個人發(fā)現(xiàn)了新功能的缺陷，那就不要害怕。你要為員工進行減壓。作為一名管理者，有時為員工減壓是最值得你花時間去做的事情。

無論你在進行什么工作，你都應(yīng)該考慮80/20原則。也就是說，用80%的時間去做最重要的工作，剩下的20%用來處理重要程度較低的工作。你還要調(diào)節(jié)團隊的心態(tài)，不要總是試圖追求完美。有太多的初創(chuàng)企業(yè)員工，尤其是軟件工程師，都希望在最初的時候?qū)⒁磺凶龅谋M善盡美。但是你需要的不是完美，而是效率和速度。

如果你在工作中注意到了以上8點，你就能挽回那被你浪費的70%的工作時間。你可以在參加會議和處理郵件上少花一些時間。最重要的是，你將可以重新開始改變世界。

（via fc 譯/快鯉魚）