如何用好那70%的時(shí)間：來(lái)自成功CEO們的建議

編者按：本文來(lái)自First Round Review，他們準(zhǔn)備的文章既講故事，還同時(shí)向創(chuàng)業(yè)者提供可操作的建議，以助力打造優(yōu)秀的公司。本文作者Bill Trenchard是First Round Capital的合伙人。

科技公司的CEO平均每年工作300天，每天14小時(shí)。也就是一年4200小時(shí)。這個(gè)統(tǒng)計(jì)數(shù)字和大多數(shù)的科技公司管理者與創(chuàng)業(yè)公司的員工相比，差別并不大。4200小時(shí)聽(tīng)起來(lái)像是很多，但對(duì)于他們中的很多人來(lái)講，還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠用的。這里頭，有近30%的時(shí)間是用在收發(fā)Email上。還有另外三分之一是花在開(kāi)會(huì)上。有研究表明，這部分時(shí)間有一半以上都是完全浪費(fèi)的。

可以研究一下一個(gè)典型的CEO的日程表，你會(huì)發(fā)現(xiàn)其中70%的時(shí)間安排都不是最優(yōu)的，我自己的經(jīng)驗(yàn)也同樣說(shuō)明了這點(diǎn)。在加入First Round成為合伙人之前，我在三家公司擔(dān)任聯(lián)合創(chuàng)始人兼CEO，包括LiveOps?，F(xiàn)今，我每周與數(shù)十家公司的創(chuàng)始人見(jiàn)面，幫助他們發(fā)展自己的團(tuán)隊(duì)，讓他們自己和員工有更高的生產(chǎn)率。他們自己也明白，每一小時(shí)，都該用在推動(dòng)企業(yè)前進(jìn)，創(chuàng)造良好的產(chǎn)品，談判，聘請(qǐng)最好的員工上頭。只是時(shí)間怎么都不夠用。那么，該怎么做才好呢?

今年，我有幾個(gè)星期都花在我們的年度CEO峰會(huì)上，但也趁這個(gè)機(jī)會(huì)，能遇上幾位老朋友，和他們敘敘舊，他們可都是在管理時(shí)間方面的超人。我的目標(biāo)是找出他們?nèi)绾纬浞掷煤妹總€(gè)工作小時(shí)的技巧和竅門(mén)，以及他們所使用的方便的軟件。我把我和他們的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)成下面這八個(gè)策略，可以幫助我們不再浪費(fèi)時(shí)間，不再錯(cuò)過(guò)任何機(jī)會(huì)。

1.說(shuō)不

當(dāng)你的公司變得很優(yōu)秀了，你就會(huì)遇到更多的麻煩。好多人會(huì)通過(guò)LinkedIn，Email來(lái)跟你聯(lián)系，要跟你去喝咖啡，要請(qǐng)你幫忙。這真是折磨人。就像你童年的小伙伴，你只能勉強(qiáng)記得他的名字，他卻要你把Facebook上所有有影響力的朋友都介紹給他。這時(shí)你就得說(shuō)：“No”。

要拒絕別人是很難的。因?yàn)槟阋蚕牖貓?bào)一些什么，畢竟曾經(jīng)有這么多人幫助過(guò)你。但是，在這方面你得有個(gè)底線，我也會(huì)教你一些比較容易say no的辦法。

嘗試一下這個(gè)“No”模板—它是一個(gè)罐頭回復(fù)，適用于任何你想say no的普遍情況。我最早是從Mark Suster那里聽(tīng)到這個(gè)做法，他是一個(gè)企業(yè)家和投資者，這個(gè)辦法替我節(jié)省了無(wú)數(shù)的時(shí)間，大大減輕了我的焦慮。舉一個(gè)例子：

你好Bill，

很高興收到你的消息。希望你一切都好。我很幸運(yùn)，我的公司正發(fā)展的不錯(cuò)，但我現(xiàn)在壓力很大，為了我的事業(yè)。我常去一些社交活動(dòng)，但恐怕最近就不太方便。

你最好的，

Josh

這樣的回復(fù)可以節(jié)省你的時(shí)間和精力。讓你不必一再回復(fù)同樣的內(nèi)容。最重要的是，他們不會(huì)再聯(lián)系你了。這類(lèi)處理方式很婉轉(zhuǎn)，也如實(shí)說(shuō)明了情況，但要記得把話(huà)說(shuō)死，別留下機(jī)會(huì)，讓他們?cè)僬疑祥T(mén)來(lái)。

有了這個(gè)批處理模板，你可以跟銷(xiāo)售人員說(shuō)不。在投資者會(huì)議，如果你不想再投錢(qián)，你可以說(shuō)不。投資者會(huì)有不少建議。你不必全都執(zhí)行。董事會(huì)會(huì)有很隨意的請(qǐng)求。你不必同意他們。針對(duì)這些情況一一寫(xiě)下模板，包括在LinkedIn上的回復(fù)信息。包括你久違的朋友來(lái)Email要求一個(gè)會(huì)面的答復(fù)。最終，你肯定會(huì)用到它們的。

2.做一個(gè)Email忍者

推薦給那些沒(méi)用過(guò)SaneBox的人，我是它的粉絲，它是這么的簡(jiǎn)單。有點(diǎn)像Google Priority Mailbox，很給力，并且在iPhone上工作良好。它建立了一個(gè)批量文件夾，能自動(dòng)歸檔群發(fā)郵件。那些你不需要親自閱讀的郵件，你永遠(yuǎn)不會(huì)看到它。它很準(zhǔn)確，能節(jié)省大量的時(shí)間。

我所認(rèn)識(shí)的大部分CEO，在清空收件箱方面都是高效率的能手。試想一下郵政信件是怎么被處理的。你拿起你的信，看一下，然后把它們放下來(lái)，拿起來(lái)，放下來(lái)，然后是一次一次又一次?這簡(jiǎn)直叫人精神錯(cuò)亂。然而，我們大多數(shù)人正是這么處理Email的。我觀察到的Email忍者會(huì)使用三種方法：

全天候。你的郵箱始終是打開(kāi)的，一有郵件進(jìn)來(lái)，你就處理掉。你非常有責(zé)任心，但這樣的話(huà)，遇到那些需要深思熟慮的項(xiàng)目，你會(huì)很難集中精神。

分批處理。你每天會(huì)有兩到四次來(lái)查看Email，并馬上把所有事情都處理掉。

助理。你有一個(gè)全職的或者虛擬的助理，來(lái)幫助檢查你的Email，把真正重要的郵件打上標(biāo)簽，并提醒你那些需要立即處理的事項(xiàng)。當(dāng)然，這樣的話(huà)你需要建立一個(gè)私人的收件箱，不過(guò)這可以讓你的生活整個(gè)煥然一新。

如果你沒(méi)有一個(gè)助理，我會(huì)建議你使用方法二：分批處理。它可以讓你在需要的時(shí)候，專(zhuān)注于處理Email，同時(shí)其他任務(wù)也可以得到應(yīng)有的重視。頻繁的切換工作會(huì)讓你什么都干不好的。

另一種方法可以提升你處理電子郵件的技能的是，裝一套插件。像Asana這類(lèi)的任務(wù)管理器里就有，可以讓你把Email從你的任務(wù)管理器里移進(jìn)移出。這是一個(gè)快速的方法可以清空收件箱，郵件留待稍后處理。

經(jīng)驗(yàn)法則：如果你可以在兩分鐘內(nèi)回復(fù)好或者處理好Email，那你就馬上處理吧。如果處理起來(lái)需要超過(guò)兩分鐘，就把它移動(dòng)到你的任務(wù)管理器里，待后續(xù)再處理。你這樣做時(shí)，也會(huì)在各種任務(wù)和電子郵件間安排好它們的優(yōu)先順序，不用再花時(shí)間去收件箱里頭處理。

我聽(tīng)過(guò)一些人說(shuō)使用Gmail的鍵盤(pán)快捷鍵可以節(jié)省掉30%的時(shí)間。Gmail還提供了一個(gè)設(shè)置，只要你點(diǎn)擊發(fā)送，郵件就會(huì)自動(dòng)歸檔，讓你的收件箱每天都干干凈凈的。

最后，也許也是最有用的就是TextExpander 或其他快捷鍵輸入程序。它只需要輸入一些設(shè)定好的短語(yǔ)，就可以神奇般的填寫(xiě)好一整封電子郵件。

3.管理好你的精力

以前，平均每人每天會(huì)步行12英里。但現(xiàn)在我們更多的是坐著。我們坐的時(shí)間也太長(zhǎng)了吧。這太糟糕了，Harvard Business Review研究發(fā)現(xiàn)久坐的危害堪比吸煙。如果你在高科技行業(yè)工作，平均每天會(huì)有9.3小時(shí)是坐著的。這甚至比你睡覺(jué)的時(shí)間還要長(zhǎng)。作為人，我們天生是需要運(yùn)動(dòng)的。這對(duì)我們的健康是至關(guān)重要的，也是我們保持效率的來(lái)源。這里有三個(gè)關(guān)于這方面的小竅門(mén)：

七分鐘鍛煉法。這已被科學(xué)證明。也是紐約時(shí)報(bào)提過(guò)的。在7分鐘里做好12個(gè)動(dòng)作，事實(shí)證明它很有效。

散步式開(kāi)會(huì)。幾乎每個(gè)人都有一對(duì)一的面談式會(huì)議。推薦把這樣的會(huì)議改為散步的方式，而不再是固定的坐在一個(gè)會(huì)議室或咖啡廳里。

站立式辦公桌。現(xiàn)在很多辦公室都提供了這樣的辦公方式。已經(jīng)被證明站著辦公可以降低心臟疾病和癌癥的風(fēng)險(xiǎn)，可以提高情緒和警覺(jué)性。如果你真的喜歡日常運(yùn)動(dòng)，可以嘗試一下跑步機(jī)辦公桌或者自行車(chē)辦公桌。

精力的管理不只是身體上的，還應(yīng)該包括要了解自己的心理節(jié)奏。我們都知道睡眠規(guī)律，深知深度睡眠和健康的REM周期的重要性。但是我們常常忽視了每天都會(huì)有的人體節(jié)奏。要利用好向上的周期，你得像運(yùn)動(dòng)員那樣來(lái)安排你的日程表。拿出你全天最靈敏的一到兩個(gè)小時(shí)，花在對(duì)你而言最重要的的三件事上。

這里有一個(gè)CEO的日程表：

他們把早上用來(lái)做最需要?jiǎng)?chuàng)意的項(xiàng)目討論。研究表明，大多數(shù)人都是在早上最具有創(chuàng)新意識(shí)。處理Email然后是站立式的會(huì)議，這天最后的工作依舊是處理Email。請(qǐng)注意在這些事項(xiàng)當(dāng)中都有安排休息時(shí)間，這樣可以保證在切換到每個(gè)任務(wù)時(shí)都能達(dá)到最佳狀態(tài)。

當(dāng)你想休息的時(shí)候，你需要確實(shí)的休息一下。去散步，聽(tīng)舒緩的音樂(lè)，做一些跟工作不相關(guān)的事。跟你的同事閑聊下，也可以發(fā)現(xiàn)一些他們工作之外的事情。

4.打造執(zhí)行手冊(cè)

對(duì)于任何你重復(fù)過(guò)三次以上的工作，請(qǐng)?jiān)敿?xì)寫(xiě)下過(guò)程。指定出執(zhí)行手冊(cè)，然后交給別人去做，這樣他們可以用完全相同的方式去完成它。要做好這個(gè)手冊(cè)，千萬(wàn)不要讓人們?cè)賮?lái)問(wèn)下一步是什么或者要找誰(shuí)負(fù)責(zé)。

這也是Uber迅速擴(kuò)張的原因。他們已經(jīng)發(fā)展到超過(guò)70個(gè)城市，并且占領(lǐng)了市場(chǎng)。他們是怎么做到的?一個(gè)執(zhí)行手冊(cè)。每到一個(gè)城市，他們手上會(huì)有一個(gè)清單，寫(xiě)滿(mǎn)了必須要做的每一件事情，只有輕微的區(qū)域性調(diào)整。他們已經(jīng)多次練習(xí)，進(jìn)行了測(cè)試，最后制定好完整的執(zhí)行手冊(cè)。所以，現(xiàn)在他們只需要執(zhí)行就可以了，就像拿鑰匙開(kāi)門(mén)那樣容易。

“ 那些成功人士都善于做記錄。但是創(chuàng)業(yè)公司僅僅這樣做還不夠。 “

我所見(jiàn)過(guò)的擴(kuò)張得最成功的創(chuàng)業(yè)公司，在早期就提出了系統(tǒng)化的共同行動(dòng)和核心操作，并讓此成為一種習(xí)慣。

5.會(huì)議外的收獲

有多少次，你和某人進(jìn)行會(huì)議，這個(gè)會(huì)議對(duì)你的公司而言至關(guān)重要，但你卻找不出辦法來(lái)增進(jìn)你和這個(gè)人的關(guān)系?他可能是你業(yè)務(wù)發(fā)展的合作伙伴，客戶(hù)或者任何人。會(huì)議內(nèi)容可能不大容易聽(tīng)懂，當(dāng)你走出會(huì)議室，你就把他們說(shuō)的都忘得差不多了。要給他們留下好印象的機(jī)會(huì)好像很渺茫。

要打破僵局，您需要了解他們的職業(yè)挑戰(zhàn)。

如果你不知道，就問(wèn)他們。假設(shè)你在一個(gè)B2B的環(huán)境里，什么是你客戶(hù)的客戶(hù)的要求?對(duì)此你能幫他們做點(diǎn)什么?

“我們有多少人能列出我們的客戶(hù)那邊，排名前三的職業(yè)挑戰(zhàn)?”

要真正充分利用好會(huì)議，必須在私人和工作之間搭一座橋。不必很深入，可以很簡(jiǎn)單問(wèn)一下，最近會(huì)不會(huì)去哪里度假啊。然后記下他們的回答。在會(huì)議之外，創(chuàng)造條件去更深入的認(rèn)識(shí)這個(gè)人，加深你們的關(guān)系。例如，他喜歡騎自行車(chē)，就可以向他推薦一條你知道的很棒的騎車(chē)路線。這會(huì)產(chǎn)生一個(gè)變革性的轉(zhuǎn)變。

6.優(yōu)化內(nèi)部會(huì)議

創(chuàng)業(yè)公司往往要進(jìn)行很多的會(huì)議。太多了。減少一些。最簡(jiǎn)單的辦法就是去掉那些狀態(tài)匯報(bào)的會(huì)議。你并不需要不斷地與團(tuán)隊(duì)成員開(kāi)會(huì)，只為了聽(tīng)他們匯報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)展。讓他們寫(xiě)下來(lái)。把它放在一個(gè)Google Doc里，讓每個(gè)人每周都去讀一次好了。

永遠(yuǎn)不要在做出決定之前，離開(kāi)會(huì)議。 “

當(dāng)涉及到?jīng)Q策會(huì)議，請(qǐng)迅速做出可逆的決定。大多數(shù)決定在創(chuàng)業(yè)公司里都是可逆的，但我們花太多的時(shí)間來(lái)思考。把人聚到一起，有了正確的數(shù)據(jù)和正確的人，就可以迅速做出決定。

對(duì)所有的決策會(huì)議都這樣做，除非它是真正的不可逆轉(zhuǎn)的決定。那就花更多的時(shí)間，進(jìn)行更多的對(duì)話(huà)，把你的顧問(wèn)和董事會(huì)都召集起來(lái)。不然的話(huà)，決定然后執(zhí)行就好了。作為創(chuàng)業(yè)公司，最大的優(yōu)點(diǎn)就是迅速做出改變，因?yàn)橐还惨簿瓦@么幾個(gè)零部件。

7.助理

技術(shù)的偉大之處在于可以提高我們的效率，但它也有局限性。雇傭一個(gè)助手來(lái)幫你，無(wú)論是辦公室里的或遠(yuǎn)程的，都是值得的。

虛擬助手和服務(wù)，像是TaskRabbit，專(zhuān)注于特定任務(wù)，很強(qiáng)大。但是，他們不能知道你腦袋里的想法，不能替代你做出決定。

所以有可能的話(huà)，雇一個(gè)全職的助理跟你在一起工作。這對(duì)你的幫助會(huì)超乎你的想象。除了能夠根據(jù)你的行為模式替你做出一些決定外，他們還可以協(xié)調(diào)很多的事情。如果雇一個(gè)全職的助理是不可能的話(huà)，就嘗試用個(gè)虛擬的吧。有很多便宜的服務(wù)，像是Prialto，他們可以幫你處理一大堆的事物。他們可以幫你訂購(gòu)和寄送禮品，還有聽(tīng)寫(xiě)功能，還能一次性安排好多次會(huì)議等等。

聽(tīng)寫(xiě)功能，是不應(yīng)該被低估的，因?yàn)樗芴岣咝?。我建議你安裝一個(gè)叫做Voxie的App。你打開(kāi)它，只要對(duì)著它說(shuō)，“起草一個(gè)給Chris的Email，”然后把內(nèi)容口述出來(lái)就好了，“Chris你好，很高興在今天早上跟你碰面了。謝謝你能撥空參加。“你的虛擬助理能輕松地做下錄音記錄，而當(dāng)你打開(kāi)你的收件箱，草稿已經(jīng)在那里了。你需要做的就僅僅是點(diǎn)擊發(fā)送。

“ 會(huì)議的后續(xù)工作會(huì)有極大的影響力，但你多久會(huì)做一次? “

現(xiàn)在，你可以在會(huì)議結(jié)束的幾秒鐘內(nèi)，就起草好后續(xù)的Email了。

8.給你的團(tuán)隊(duì)一根杠桿

我最近跟一個(gè)CEO談過(guò)，他是我認(rèn)識(shí)的最有效率的人，他信仰“走動(dòng)式管理”，實(shí)際內(nèi)容就像聽(tīng)起來(lái)的那樣。他每天就在辦公室里轉(zhuǎn)圈，停下來(lái)挨個(gè)跟他的團(tuán)隊(duì)成員講話(huà)。他問(wèn)他們：

什么阻礙了你的工作進(jìn)展?

是否有任何瓶頸或障礙?我可以幫你做什么嗎?

需要什么資源或流程，可以讓你的工作進(jìn)展得更快些?

所以我建議你，去問(wèn)一下這些問(wèn)題的答案，并幫你的團(tuán)隊(duì)滿(mǎn)足他們的需要。如果你希望他們可以快速的完成工作，你首先得自己先快起來(lái)。向他們提供所需要的幫助，他們才能在時(shí)間內(nèi)完成工作。響應(yīng)速度是關(guān)鍵。AwayFind是一個(gè)批量處理Email，相應(yīng)緊急的要求的工具。當(dāng)有人給你發(fā)送一條高優(yōu)先級(jí)的消息，你會(huì)得到一個(gè)警告，而不必保持收件箱全天候的打開(kāi)。

很多時(shí)候，你會(huì)聽(tīng)到你的員工卡住了。他們會(huì)因?yàn)椴渴鹦鹿δ芑蚺c重要人士發(fā)送Email而緊張不已。他們會(huì)為了debug一個(gè)小錯(cuò)誤而揮汗如雨，然而卻無(wú)視另一個(gè)更大的項(xiàng)目已經(jīng)停滯不前了。當(dāng)這樣的事情阻礙了他們前進(jìn)，你能問(wèn)的最好的問(wèn)題就是：如果失敗了，成本是多少?如果兩萬(wàn)人里頭只有兩個(gè)人認(rèn)為這個(gè)新功能不夠完美，你就不需要花費(fèi)這么多的時(shí)間。助其化解風(fēng)險(xiǎn)。你作為一個(gè)管理者，要這樣做才能更好的利用時(shí)間。

80/20法則適用于任何事情。也就是說(shuō)要把80%的時(shí)間花在真正有效益的事情上面，只有20%花費(fèi)在瑣事上。不要過(guò)分追求完美。很多創(chuàng)業(yè)公司的員工，尤其是工程師，在一開(kāi)始總是要求完美。但是，這不是你想要的。你想要的是速度。

如果你掌握了這些簡(jiǎn)單的竅門(mén)，你就可以將那70%的時(shí)間最大限度地使用好。你在會(huì)議或者Email上會(huì)花更少的時(shí)間。最重要的是，你有時(shí)間去領(lǐng)導(dǎo)你的團(tuán)隊(duì)，去鼓舞人心，去搞定生意和改變世界了。

[本文編譯自：firstround.com]