解凍差旅成本 讓企業(yè)舞動的更輕盈

　　2010年，三星集團大中華區(qū)銷售額達到了518億美元，美的集團的全球銷售額突破1150億元，居歷史高點。而在公司內(nèi)部一些問題和隱憂也日漸顯現(xiàn)：員工的差旅費用成為公司運營的一項較大支出。企業(yè)每月都要準備大量備用金和支付現(xiàn)金以備差旅使用，而眾多子公司使用不同的現(xiàn)金報銷流程復雜，導致報銷時效和格式缺乏一致性，給財務部門和差旅員工的工作都造成了極大的不便。

　　美的和三星所面臨的問題并不是個案，據(jù)美國運通公司發(fā)布的《2010年中國商務旅行情況調(diào)查報告》顯示，目前仍有91%和67%的企業(yè)采用現(xiàn)金收據(jù)報銷和暫支現(xiàn)金的方式支付差旅費用。通過科學而系統(tǒng)的手段加強內(nèi)部差旅管理，提高公司運營效率，已成為諸多公司亟待解決的問題。

　　一直占據(jù)商旅產(chǎn)業(yè)支付環(huán)節(jié)的各大金融機構(gòu)，也已經(jīng)意識到商旅費用管理市場的巨大空間。因敢于創(chuàng)新和服務品質(zhì)而享有口碑的招商銀行在2006年率先在國內(nèi)推出系列商務卡產(chǎn)品，包括精英商務卡、商務卡和采購卡，以其卓越的功能和全面的服務為企業(yè)提供了一整套個性化的商旅解決方案，在現(xiàn)金流、成本控制和員工滿意度管理上著手推動著企業(yè)商務管理，在2010年福布斯世界五百強企業(yè)榜單中，已有超過1/3的企業(yè)在中國使用招行商務卡。

　　舒緩現(xiàn)金壓力，釋放備用金

　　美的集團全球員工20萬人，在使用招行商務卡之前，旗下各產(chǎn)業(yè)集團每個月平均用于員工差旅的備用金較大，這給企業(yè)的現(xiàn)金流造成了一定的壓力，也限制了運營層面更多的資源調(diào)度。

　　招行商務卡為企業(yè)提供獨立于個人授信的企業(yè)專項授信，可以進行包括機票、酒店等在內(nèi)的五大商旅專項支出，員工消費后公司在設定的還賬日集中還款即可，極大地減少了差旅的現(xiàn)金量。

　　“自從推出商務卡計劃以來，用于差旅和招待費報銷的備用現(xiàn)金已幾乎減少到 0%。”美的日電集團的管理層對招行商務卡為公司帶來的利益點有切身的體會。

　　報銷流程優(yōu)化 差旅成本降低

　　“以前，我出差前要先提交紙質(zhì)版申請，找一圈領(lǐng)導簽字。回來后把住宿、吃飯、打車的發(fā)票給財務，再找一圈領(lǐng)導簽字，經(jīng)過總部層層審核才能走完報銷流程。”一位美的員工這樣說到，“出趟差，要把行政、財務、運營管理找個遍，別提有多麻煩了。”

　　招行商務卡與美的集團使用的電子報銷系統(tǒng)之間的完美結(jié)合則為解決這些煩惱找了一條捷徑。員工只需在出差前登錄系統(tǒng)，提交申請，獲得各團隊領(lǐng)導批準后便可開始行程。出差回來后將信用卡交易憑條和交易記錄交給財務部門。財務人員核實交易憑條即可完成審核，銀行提供月度的財務報表和財務分析，相對節(jié)約了行政和財務部門30%的工作量。

　　得到節(jié)約的除了行政成本，還有差旅成本。招行商務卡也是一個商旅信息綜合平臺，企業(yè)授權(quán)人可以隨時查詢交易信息、商戶信息，通過分析交易數(shù)據(jù)提高了和酒店的議價能力，節(jié)約了差旅成本。同時由于交易自動生成的商務卡數(shù)據(jù)被直接發(fā)送到電子管理系統(tǒng)，大大減少了人為操作的空間，并且可以一查到底。境外專業(yè)媒體《商業(yè)旅行新聞》報道顯示，長期、全程、度身定做的差旅管理能為公司節(jié)省50%以上的成本，減少行政部門的工作負擔以及人員占用，使員工差旅更高效、便捷和舒適。

　　滿意度提高之法

　　“在用招行商務卡之前，公司的報銷手續(xù)有點繁瑣。” 三星電子(中國)管理支持團隊高級財務經(jīng)理隋銘這樣說到。“在啟用商務卡之前，員工要用很多時間整理收款憑據(jù)和以手工方式把所有相關(guān)的交易數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，招商銀行商務卡與三星全球 ERP 系統(tǒng)集成之后，商務卡交易數(shù)據(jù)可以自動輸入三星專用的開支管理模塊當中，員工報銷的手續(xù)可以在幾分鐘之內(nèi)完成，節(jié)省了他們的時間，還保證所提交的數(shù)據(jù)更加準確，因此員工感到很滿意。”

　　同時招行的服務口碑也為員工的滿意度加分。前期，銀行會派專業(yè)團隊駐扎公司，分析差旅管理流程中的問題，將商務卡系統(tǒng)與ERP、OA等企業(yè)自有系統(tǒng)有機結(jié)合。并在六個月里，為集團內(nèi)的商務卡管理員提供5次以上的培訓課程，教授企業(yè)員工如何申請、使用、支付等一系列問題。除了國際通行的支付功能，全年無休的中英雙語400熱線、突發(fā)事件提供全球24小時緊急救助等服務和關(guān)懷也讓可能身處全球各地的國際化企業(yè)員工有了更加安心的保障。

　　“我們最終選擇招行商務卡，不僅僅是因為招行遍布全球的網(wǎng)絡，更主要是因為它在公司業(yè)務方面一直做得很專業(yè)，而且很安全。”美的集團的相關(guān)負責人說出了選擇招行的理由。洞悉環(huán)境趨勢，提供專業(yè)細致的服務；根據(jù)客戶個性化需求，尋求解決之道。這就是三星和美的不約而同地選擇招商銀行參與他們企業(yè)資金流程管理的原因。