節(jié)約工作時間有捷徑

    和做任何事情一樣，企業(yè)決策也要有輕重緩急之分。這是管理者應(yīng)當(dāng)把握的問題。美國決策大師皮爾斯?？ㄌ赜幸痪涿裕?ldquo;決策的最佳時機并不僅僅是快速，而是適速。”

    懂得輕重緩急的管理者，能將好的想法轉(zhuǎn)化為有效的承諾，能將遠(yuǎn)見卓識轉(zhuǎn)化成實際行動。輕重緩急的決策體現(xiàn)了管理層的遠(yuǎn)見和認(rèn)真的程度，決定了企業(yè)的基本行為和戰(zhàn)略。

    確定先做的事對于任何人來說似乎并不困難，使人犯難的倒是決定“后做的事”，也就是決定什么不應(yīng)該做。人們怎么強調(diào)也不過分的是，事情不可推遲，只可放棄。重拾先前不得不推遲的舊事，不管當(dāng)時它看來是多么可取，幾乎始終都是一個嚴(yán)重的錯誤。這當(dāng)然也是人們之所以如此不愿意確定后做的原因所在。

    當(dāng)你知道什么工作可以由別人來做的時候，你就可以把它們分配出去，就不要再去費心地考慮它們。對于那些剩下來的、必須由你本人親自處理的事情，你也得分出主次和先后。那么，該如何去處理這個問題呢？

    現(xiàn)在你就把你急于要辦的事情列出一個順序表，然后按照主次順序依次處理，在同一個序號下不要列出兩項工作。在你列出工作順序之后，你就全力以赴地去解決排在第一位的問題，一直要堅持到做完為止。然后再用同樣的辦法去處理第二號問題。不要擔(dān)心這樣做一天只能解決一兩個問題，關(guān)鍵在于這樣做可以逐漸解決你以往日積月累下來的許多問題。這樣一來，你真正關(guān)心，真正著急的事情，馬上就可以解決了。

    簡單點說，你要實行急事先辦的原則，一次只辦一件事。即使這樣仍然不能解決問題，你也不要采取其他辦法，一旦你使這個系統(tǒng)運轉(zhuǎn)起來，你就要堅持到底。只有這樣，你才能逐漸清理掉過去積壓下來的一些問題。下面是一些在時間的使用上十分有效的技巧，供管理者參考：

    做好時間消耗記錄。要想科學(xué)地運用時間，首先必須善于檢查自己的時間使用狀況。辦法是在做完每一件事的“當(dāng)時”，立即記下所耗的時間，每天一小結(jié)，連續(xù)記兩周或一個月，然后進(jìn)行一次總結(jié)分析，看看自己的時間究竟用到了什么地方，并從中找出浪費時間的原因。據(jù)專家研究證明，凡是這樣做的人，對于節(jié)省時間、提高效率收效甚大。如果能抓住大量容易溜掉的時間，就可以按時完成更多的工作。

    當(dāng)日事當(dāng)日畢。檢查時間消耗的目的是為了更好地利用時間。昨天已經(jīng)過去，明天只是帶有一定概率的可能，只有今天，才是我們可以采取行動的惟一時間。世界上所有的成就都是“今天”所創(chuàng)造的。所以，從現(xiàn)在做起，從今天做起，當(dāng)日事當(dāng)日畢，應(yīng)該成為一切管理者的行動準(zhǔn)則。今天的事不要等到明天，上午的事不要拖到下午，白天的事不要延至晚上。某項工作一旦開始，就要一鼓作氣地完成它，完成一項，然后再做下一項，這樣會使你加快速度，并不斷享受到完成任務(wù)的喜悅。事實表明，精力在成功之中更新，而在拖延之中衰竭。如果一個管理者在上班伊始就拖拖拉拉，不在乎什么上午下午、今天明天，那就絕不會取得令人矚目的成就。

    善于從重復(fù)的工作中節(jié)約時間。對于管理者來說，有許多工作是周期性地重復(fù)出現(xiàn)的，如閱文、開會、會客等。這些反復(fù)性的工作占用了管理者大部分的時間。如果是有心人，在每一次循環(huán)中都能節(jié)約點滴時間，那么就會通過多次反復(fù)比別人多贏得大量時間。

    凡事應(yīng)做好準(zhǔn)備。有無準(zhǔn)備，做起事來效率大不一樣。有準(zhǔn)備，就會使工作一開始就進(jìn)入“重負(fù)荷運轉(zhuǎn)”狀態(tài)，可以減少“空運轉(zhuǎn)”的時間。因此，對每個時期的工作應(yīng)有預(yù)見性，走上步，看下步，免得“現(xiàn)上轎現(xiàn)扎耳朵眼”，消極被動，貽誤時間。對待每天的工作也要這樣，如果頭一天做好計劃，當(dāng)天又能提前一會上班，不僅能為下屬和群眾樹立良好的榜樣，還可以對當(dāng)天的安排進(jìn)行思考，使一天的工作處于主動狀態(tài)。再如，管理者要在辦公室里盡可能地多準(zhǔn)備一些必需的手冊、參考資料和各種工具書，以便在需要時隨手拈來，減少時間上的浪費。

    設(shè)法保持時間利用的連續(xù)性。根據(jù)心理學(xué)家的研究，當(dāng)專心做一項工作或思考某一個問題時，最好能夠一氣呵成，不要間斷，因為被中斷的注意力通常需要很長時間才能恢復(fù)。有人曾在上班時間對25位管理者做過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)管理者幾乎無法持續(xù)工作一個小時以上而不受干擾。所以，當(dāng)需要集中精力、專心致志地思考重要問題或處理關(guān)鍵工作時，事先要估計到可能出現(xiàn)的干擾，預(yù)先安排出一段相對集中、不受干擾的時間，以保證其相對連續(xù)性。

    養(yǎng)成快速準(zhǔn)時的習(xí)慣。管理者要提高時間利用率，必須縮小時間計算單位。用“分”計算時間的人，比用“時”計算時間的人，效率要高得多。做每項工作都要給自己定出一個時間限度，何時起，何時止，能用半個小時完成的，絕不扯到一小時。開會和約見要準(zhǔn)時，要養(yǎng)成開短會、說短話、寫短文的良好習(xí)慣。同一位健談的人討論工作上的事時，最好能站著談，迫使他開門見山，免得口若懸河，沒完沒了。

    摸清自己一天中的最佳工作時間。人在一天中的精力就像大海的潮水一樣，有高潮也有低潮。只是因每個人生理素質(zhì)的不同，高低潮的時間有很大差異。有的人早晨精力最充沛，有的人晚上能動性最高。管理者要留心摸清自己的精力漲落規(guī)律，把一天中最重要的事情放在最佳的工作時間里辦，而把一些較簡單的事情放在其他時間處理。